Chaque mois, la carte de crédit du bureau est débitée de montants modestes : une suite bureautique, un outil de signature, un espace de stockage, un logiciel de plans, une visioconférence. Pris un par un, aucun ne mérite qu'on s'y arrête. Mis bout à bout, ils font une somme que plus personne ne sait vraiment expliquer.
Cet article explique comment faire la liste complète, où trouver les abonnements qui se cachent, et quoi regarder en priorité : les licences d'anciens collaborateurs, les doublons et les renouvellements automatiques.
Pourquoi les abonnements s'accumulent sans que personne ne le décide
Un abonnement se souscrit en deux minutes, souvent par la personne qui en a besoin ce jour-là. Pour l'arrêter, il faut savoir qu'il existe, retrouver le compte qui l'a créé, puis trouver le bon bouton. La démarche est rarement faite, parce qu'elle n'est confiée à personne.
Trois situations suffisent à créer ces oublis. Un collaborateur part, son compte est désactivé, mais sa licence reste payée. Deux personnes adoptent chacune un outil différent pour le même usage, et le bureau paie les deux. Un essai gratuit ou une offre annuelle se transforme en abonnement qui se renouvelle seul, sur une carte que plus personne ne surveille.
Aucune négligence là-dedans : c'est la conséquence normale d'une informatique dont personne n'a la charge, sujet traité dans notre article sur qui s'occupe de l'informatique dans un petit bureau.
Où trouver tous vos abonnements
La liste ne se trouve pas à un seul endroit. Il faut la reconstituer à partir de plusieurs sources :
- Les relevés de carte de crédit des douze derniers mois, cartes professionnelles et personnelles. Un abonnement annuel n'apparaît qu'une fois par an : un seul mois de relevés ne suffit pas.
- La boîte e-mail : une recherche sur « facture », « invoice », « renouvellement », « receipt » ou « abonnement » fait ressortir la plupart des confirmations.
- Les magasins d'applications : un abonnement pris sur un iPhone ou un Mac est facturé par Apple. C'est dans votre compte Apple qu'on le retrouve et qu'on le résilie.
- Les consoles d'administration de la messagerie et de la suite bureautique, qui indiquent combien de licences sont achetées et à qui elles sont attribuées.
- Les personnes : demandez à chacun ce qu'il utilise et ce qu'il a souscrit lui-même. Les outils payés sur une carte personnelle puis remboursés en note de frais échappent à toutes les autres sources.
Les licences encore payées pour d'anciens collaborateurs
C'est le poste le plus simple à vérifier : la console d'administration donne la réponse. Quand quelqu'un quitte le bureau, on bloque son accès, ce qui est juste. Mais bloquer un compte ne veut pas dire arrêter de payer sa licence.
Chez Microsoft 365, deux étapes sont distinctes. Retirer la licence d'un utilisateur la libère, mais le nombre de licences achetées reste le même. Il faut ensuite réduire ce nombre sur l'abonnement lui-même. Microsoft précise qu'on ne peut pas réduire le nombre de licences tant qu'elles sont toutes attribuées. Il faut d'abord en retirer une, puis la supprimer de l'abonnement, depuis le Centre d'administration Microsoft 365, sous Facturation puis Vos produits (documentation Microsoft). Si l'abonnement a été acheté chez un revendeur, c'est à lui qu'il faut demander la réduction. Selon le type de contrat, la réduction ne s'applique parfois qu'au prochain renouvellement. Mieux vaut donc s'en occuper avant cette date.
Chez Google Workspace, Google indique noir sur blanc qu'un compte suspendu est facturé au même tarif qu'un compte actif (aide Google Workspace). Suspendre un compte protège l'accès, mais pas le budget. Avec la formule flexible, supprimer le compte fait baisser le paiement mensuel, après avoir transféré les fichiers et les e-mails à conserver. Avec un engagement annuel, le montant reste le même jusqu'au renouvellement : il faut alors prévoir, avant cette date, un renouvellement avec moins de licences.
Le même raisonnement vaut pour les autres logiciels : logiciel de plans, comptabilité, signature électronique, gestion de projet. Chacun a sa propre liste d'utilisateurs, indépendante de la messagerie. Désactiver le compte e-mail d'un collaborateur ne libère aucune de ces places. Notre liste de vérification pour le départ d'un collaborateur inclut ce point. À l'inverse, l'arrivée d'un collaborateur est le bon moment pour vérifier si une licence libre existe déjà avant d'en acheter une.
Les doublons : deux outils pour le même usage
Les doublons sont moins visibles, parce que chaque outil semble justifié. Ils apparaissent quand on classe la liste par usage plutôt que par fournisseur. Quelques familles où ils se cachent souvent :
- Le stockage en ligne : un service de partage de fichiers payé séparément, alors que l'abonnement de messagerie comprend parfois déjà un espace de stockage partagé.
- La visioconférence : un abonnement dédié alors que la suite bureautique en comprend parfois déjà une, selon la formule choisie.
- Les PDF et la signature : un éditeur de PDF par poste, plus un service de signature, alors qu'une seule licence suffirait.
- Les gestionnaires de mots de passe : chacun le sien, avec un abonnement personnel, au lieu d'un coffre partagé pour le bureau. Le sujet est développé dans notre article sur les mots de passe au bureau.
Supprimer un doublon demande une décision : quel outil garder, et comment y déplacer ce qui se trouve dans l'autre. Nous conseillons de choisir celui qui est déjà compris dans un abonnement payé de toute façon, sauf s'il manque une fonction réellement utilisée. Et de prévoir le transfert des fichiers avant la date de résiliation, pas après.
Les renouvellements automatiques
La plupart des abonnements se renouvellent seuls, et c'est pratique tant que le logiciel sert. Le problème vient des renouvellements annuels : le montant est plus élevé, il tombe une seule fois par an, et la date est oubliée d'une année à l'autre. Quand la facture arrive, il est souvent trop tard pour résilier.
Deux habitudes suffisent. Notez la date de renouvellement de chaque abonnement annuel et mettez un rappel dans votre agenda un mois avant. Et pour un essai gratuit, notez la date de fin le jour où vous le commencez. Apple, par exemple, demande d'annuler un essai au moins 24 heures avant la fin de la période d'essai. Pour un abonnement pris sur iPhone, la liste se trouve dans Réglages, en touchant votre nom, puis Abonnements (assistance Apple).
Regardez aussi sur quelle carte chaque abonnement est payé. Une carte personnelle, celle d'un ancien collaborateur ou une carte bientôt échue fera tôt ou tard échouer un paiement, ou continuer un débit que personne ne voit. Le principe est le même que pour votre nom de domaine : le compte et le paiement doivent être au nom du bureau, avec une adresse e-mail que le bureau contrôle.
Tenir l'inventaire à jour
Un simple tableau suffit, avec une ligne par abonnement et ces colonnes :
- Le nom du logiciel et à quoi il sert, en quelques mots.
- Le nombre de licences payées et le nom des personnes qui les utilisent.
- Le montant et la fréquence : mensuelle ou annuelle.
- La date du prochain renouvellement.
- Le compte administrateur et l'adresse e-mail qui le gère.
- Le moyen de paiement.
Ce tableau prend une heure à remplir la première fois. Ensuite, il suffit de le mettre à jour à chaque arrivée, à chaque départ et à chaque nouvel abonnement, et de le relire une fois par an en entier. C'est aussi lui qu'on consulte quand quelqu'un propose un nouvel outil : on voit tout de suite si le bureau en paie déjà un qui fait la même chose.
À vérifier aujourd'hui
En quinze minutes, vous pouvez déjà faire ces quatre contrôles :
- Ouvrez la console d'administration de votre messagerie (Microsoft 365 ou Google Workspace). Comparez le nombre de licences payées au nombre de personnes qui travaillent au bureau aujourd'hui.
- Cherchez dans la liste des utilisateurs un ancien collaborateur dont le compte est encore actif ou suspendu. Notez-le.
- Dans votre boîte e-mail, recherchez « renouvellement » et « invoice » sur les douze derniers mois. Listez chaque fournisseur trouvé.
- Sur votre téléphone, ouvrez la liste de vos abonnements et repérez ceux qui sont payés pour un usage professionnel.
Avec ces quatre réponses, vous avez la base de l'inventaire et peut-être déjà une première licence à retirer.