Votre site s'affiche et les e-mails arrivent. Personne au bureau ne pense donc au nom de domaine, cette adresse en .ch qui suit le @ de chaque adresse e-mail. Il a été réservé il y a des années, par la personne qui a créé le site, par un ancien associé ou par vous-même avec votre adresse privée. Depuis, il se renouvelle tout seul, ou du moins on l'espère.
Le nom de domaine porte votre site et toutes les adresses e-mail du bureau. Celui qui le contrôle décide où arrivent vos messages. Il vaut la peine de savoir, noir sur blanc, si c'est bien le bureau.
Trois choses différentes à ne pas confondre
Pour un nom en .ch, trois acteurs interviennent. Le registre, Switch, tient la liste officielle des noms .ch. Le registraire est l'entreprise auprès de laquelle le nom a été réservé et chez qui on le paie : c'est à lui que vous vous adressez. Le titulaire, enfin, est la personne ou l'entreprise à qui le nom est attribué.
« Avoir le nom de domaine » recouvre donc trois questions distinctes :
- le titulaire : quel nom est inscrit comme ayant droit ;
- le compte chez le registraire : qui peut s'y connecter et modifier les réglages ;
- l'échéance : quand le nom doit être renouvelé, et par qui.
Ces trois points peuvent très bien ne pas désigner la même personne. Le bureau peut être titulaire alors que le compte appartient à l'agence qui a fait le site, et que la facture de renouvellement part à l'adresse d'un collaborateur qui n'est plus là.
Le titulaire : le nom du bureau, pas celui d'une personne
Les conditions générales de Switch définissent le titulaire comme la personne physique ou morale à qui le registre accorde le droit d'utiliser le nom de domaine. Si votre bureau est une société, le titulaire doit être la société, sous sa raison sociale exacte. Pour une raison individuelle, c'est vous, avec les coordonnées professionnelles.
Ce qu'il faut éviter : un titulaire qui est le créateur du site, un ancien associé ou un employé. Le nom est alors attribué à cette personne. Tant que les relations sont bonnes, cela ne change rien. Le jour où il faut changer de titulaire, il faut passer par elle.
Ne cherchez pas cette information dans un annuaire public. Depuis le 1er janvier 2021, Switch ne publie plus les données personnelles des titulaires de noms .ch. La recherche de noms de domaine de Switch affiche en revanche le registraire qui gère le nom. C'est le point de départ : vous savez ainsi chez qui chercher, et à qui écrire.
Le titulaire est visible dans le compte du registraire, en général dans les informations du domaine, sous un libellé comme « titulaire » ou « propriétaire ». Si vous n'avez pas accès à ce compte, demandez au registraire comment obtenir cette information : c'est lui qui gère les données du domaine.
Le compte chez le registraire : un accès qui vous appartient
Le compte est la porte d'entrée de tout le reste. C'est là que se trouvent les réglages qui dirigent vos e-mails vers votre messagerie et vos visiteurs vers votre site. C'est aussi là que se règlent les enregistrements qui évitent que vos e-mails arrivent dans les indésirables de vos destinataires.
Ce compte doit remplir trois conditions :
- Il est ouvert avec une adresse du bureau, de préférence une adresse générique comme admin@ ou info@, et jamais avec une adresse privée. C'est à cette adresse qu'arrivent les rappels et les demandes de réinitialisation du mot de passe.
- Le bureau en a les identifiants, rangés dans un gestionnaire de mots de passe, comme décrit dans le carnet de mots de passe dans le tiroir. La double vérification est activée.
- Les prestataires ont leur propre accès quand le registraire le permet, ou utilisent celui du bureau. Ils n'ouvrent pas un compte à leur nom pour y mettre votre domaine.
Un compte ouvert à l'adresse privée de quelqu'un qui a quitté le bureau pose exactement le problème décrit dans ce qu'il faut vérifier quand quelqu'un quitte l'entreprise : l'accès est parti avec la personne. Pour le récupérer, il faut alors passer par le registraire, selon sa propre procédure.
L'échéance : la date que personne ne surveille
Un nom de domaine s'enregistre pour une durée déterminée, puis se renouvelle. Le renouvellement automatique est pratique, à condition que le paiement passe. Une carte de crédit expirée, une facture envoyée à une adresse que plus personne ne lit : le renouvellement échoue sans bruit.
Notez la date d'échéance, visible dans le compte du registraire, et inscrivez-la dans un agenda partagé un mois avant. Vérifiez aussi le moyen de paiement enregistré et l'adresse qui reçoit les rappels.
Les conditions générales de Switch prévoient un filet de sécurité : après la suppression d'un nom, un tiers ne peut pas l'enregistrer pendant 40 jours, et le registraire peut demander un nouvel enregistrement au profit de l'ancien titulaire. Mieux vaut ne pas avoir à s'en servir. Pendant ce temps, le site et les e-mails peuvent ne plus fonctionner.
Remettre le domaine au nom du bureau
Si l'un des trois points n'est pas au nom du bureau, la correction se fait en général sans conflit. Il faut simplement procéder dans l'ordre.
- Récupérer l'accès au compte, ou demander à la personne qui le détient de placer le domaine dans un compte ouvert au nom du bureau. Demandez au registraire comment déplacer un domaine d'un compte à un autre chez lui.
- Changer le titulaire pour qu'il corresponde au bureau. La procédure dépend du registraire, qui indique les documents à fournir. Les conditions générales de Switch rappellent que le titulaire doit tenir ses données à jour et signaler tout changement au registraire.
- Mettre à jour l'adresse de contact et le moyen de paiement. Switch envoie ses communications à la dernière adresse électronique connue : elle doit être lue.
Si vous souhaitez aussi changer de registraire, demandez à l'actuel un code de transfert, à remettre au nouveau. Faites d'abord les trois étapes ci-dessus : un transfert est plus simple quand le titulaire et les accès sont déjà en ordre.
Le prestataire travaille sur votre domaine, il ne le possède pas. C'est d'ailleurs la règle que nous appliquons : domaine, licences et accès restent au nom du client. Si vous ne savez plus qui gère quoi, l'article qui s'occupe de l'informatique dans un petit bureau aide à faire le point.
À vérifier aujourd'hui
Ces vérifications prennent une dizaine de minutes, une fois que vous savez où se trouve le compte.
Trouvez votre registraire. Saisissez votre nom de domaine dans la recherche de nic.ch. Le nom du registraire s'affiche. Vous savez maintenant chez qui se trouve votre domaine.
Connectez-vous au compte. Si vous n'y arrivez pas, ou si personne au bureau ne connaît l'identifiant, c'est le premier point à régler. Notez au passage avec quelle adresse e-mail le compte a été ouvert.
Regardez le titulaire. Le nom affiché doit être celui du bureau, tel qu'il figure au registre du commerce si vous y êtes inscrit.
Notez la date d'échéance dans l'agenda du bureau, un mois avant, et vérifiez que le moyen de paiement enregistré sera encore valable à cette date.