Le nouveau collaborateur arrive lundi à 8 heures. L'ordinateur est encore dans son carton, l'adresse e-mail n'existe pas et personne ne sait exactement à quels dossiers il doit avoir accès. La matinée passe à chercher des mots de passe pendant que la personne attend. Le soir, elle a surtout compris qu'on ne l'attendait pas vraiment.
Rien de tout cela n'est technique. C'est une question d'ordre : quelques tâches à faire avant le premier jour plutôt que pendant. C'est aussi le bon moment pour noter ce qui est remis à cette personne. Le jour où elle partira, c'est exactement cette liste qu'il vous faudra.
Deux semaines avant : l'ordinateur
Commencez par l'ordinateur, parce que c'est lui qui demande le plus de temps. Il faut le commander, le recevoir puis le préparer. À sa première mise en route, un ordinateur neuf télécharge et installe une série de mises à jour, souvent longues. Ce n'est pas un travail à faire devant la personne qui attend.
Si vous achetez une machine, les critères qui comptent vraiment sont dans notre article sur le choix d'un ordinateur de bureau. Si vous reprenez celle d'un ancien collaborateur, remettez-la à zéro, et pas seulement en ajoutant un nouvel utilisateur. Les fichiers et les connexions de la personne précédente n'ont plus rien à y faire.
Avant l'arrivée, l'ordinateur doit être :
- à jour, système et logiciels compris ;
- équipé des logiciels du métier, avec leur licence activée ;
- connecté au wifi du bureau et relié à l'imprimante ;
- inclus dans la sauvegarde, comme les autres postes.
Le dernier point s'oublie facilement. Un ordinateur ajouté après la mise en place de la sauvegarde n'y entre pas toujours tout seul. L'article votre sauvegarde fonctionne-t-elle vraiment explique comment s'en assurer.
Quelques jours avant : les comptes
Créez l'adresse e-mail à l'avance, sur le nom de domaine du bureau, et attribuez-lui sa licence de messagerie et de bureautique. Une adresse personnelle utilisée « en attendant » a tendance à rester, et des échanges professionnels finissent dedans.
Dans Microsoft 365, l'adresse se crée dans le centre d'administration, sous Utilisateurs puis Utilisateurs actifs, avec le bouton Ajouter un utilisateur. La même fenêtre permet d'attribuer la licence. Elle contient aussi une option, cochée par défaut, qui oblige la personne à changer son mot de passe à sa première connexion, comme le décrit la documentation de Microsoft. Laissez cette option cochée : le mot de passe provisoire que vous transmettez ne sert alors qu'une fois. Chez un autre fournisseur, cherchez le réglage équivalent.
Pour le nom de l'adresse, suivez le modèle de celles qui existent déjà : prenom.nom@ ou initiale.nom@. Ne donnez pas l'adresse d'une personne partie au nouvel arrivant, car elle reçoit encore des messages destinés à l'ancien titulaire. Une adresse générique comme info@ ou compta@ se gère à part, en boîte partagée, c'est-à-dire une boîte que plusieurs personnes consultent avec leur propre compte.
Faites de même pour le logiciel métier, la comptabilité et les portails des fournisseurs : un accès nominatif, créé avant le premier jour, chaque fois que le service le permet.
Donner les accès nécessaires, pas davantage
Pour ne pas être dérangé, on est tenté de tout ouvrir : tous les dossiers, les droits d'administrateur sur l'ordinateur, le mot de passe du compte commun dicté à voix haute. C'est confortable le premier jour. Mais chaque accès donné sans y penser est un accès qu'il faudra retrouver et fermer plus tard.
Partez plutôt du travail à faire. De quels dossiers cette personne a-t-elle besoin ? Doit-elle seulement les lire, ou aussi les modifier ? Si vos fichiers sont rangés dans des dossiers partagés, comme le décrit plusieurs personnes, les mêmes fichiers, il suffit souvent de l'ajouter aux quelques dossiers qui la concernent.
- Un compte par personne chaque fois que le service le permet, plutôt qu'un identifiant commun. Vous saurez qui a fait quoi, et fermer un accès ne bloquera pas les autres.
- Pas de droits d'administrateur sur l'ordinateur pour le travail quotidien. Installer un logiciel reste possible, avec la personne qui gère l'informatique du bureau.
- Les mots de passe partagés passent par un gestionnaire de mots de passe, pas par un post-it. Le sujet est traité dans le carnet de mots de passe dans le tiroir.
Le premier jour : une heure avec la personne
Si tout est prêt, le premier jour se résume à une heure passée avec la personne, pour les réglages qui demandent sa présence.
Remplacer le mot de passe provisoire par le sien : long, et utilisé nulle part ailleurs.
Activer la double vérification sur sa messagerie : en plus du mot de passe, un code est demandé sur son téléphone. Elle doit l'activer elle-même, avec son propre téléphone. L'Office fédéral de la cybersécurité (OFCS) recommande d'utiliser de préférence une application d'authentification plutôt que le seul SMS, et de garder en lieu sûr les codes de récupération fournis au moment de l'activation. Si le téléphone est perdu, ces codes sont souvent le seul moyen de retrouver l'accès au compte.
Montrer où se trouvent les choses : les dossiers partagés, l'imprimante, la signature e-mail du bureau, et à qui s'adresser quand quelque chose ne fonctionne pas.
Parler une fois des messages douteux. Une personne qui vient d'arriver ne connaît encore ni les fournisseurs ni la façon d'écrire de ses collègues. Un message qui imite l'un d'eux est donc plus difficile à repérer pour elle. Quelques minutes sur les bons réflexes, décrits dans un mail suspect, que regarder avant de cliquer, suffisent.
La fiche d'arrivée, qui servira au départ
Tout ce qui précède tient sur une page. Notez au fur et à mesure :
- l'ordinateur remis, avec son numéro de série ;
- le téléphone ou les autres appareils, s'il y en a ;
- l'adresse e-mail et les licences attribuées ;
- les dossiers partagés ouverts, avec les droits accordés ;
- les logiciels et portails sur lesquels un compte a été créé ;
- les mots de passe partagés qui lui ont été transmis.
Datez la page et rangez-la avec celles des autres collaborateurs. Le jour où cette personne quittera le bureau, vous n'aurez rien à reconstituer : il suffira de reprendre la fiche ligne par ligne, avec la liste de ce qu'il faut vérifier quand quelqu'un quitte l'entreprise. La dernière ligne de la fiche est la plus importante : chaque mot de passe partagé donné à l'arrivée devra être changé au départ.
Avec une fiche par personne, vous obtenez sans effort particulier un inventaire des accès du bureau : qui a accès à quoi, depuis quand. On regrette souvent de ne pas avoir ce document le jour où il faut reprendre l'informatique en main.
À vérifier aujourd'hui
Ces vérifications sont utiles même si personne n'arrive prochainement. Elles prennent quelques minutes.
Comptez vos licences. Dans l'espace d'administration de votre messagerie, comparez le nombre de licences payées au nombre de personnes présentes. Une licence encore attribuée à quelqu'un qui est parti peut être retirée et donnée au prochain arrivant, au lieu d'en acheter une nouvelle.
Parcourez la liste des comptes actifs. Chaque nom doit correspondre à une personne présente au bureau, ou à une boîte partagée dont vous connaissez l'usage.
Cherchez la fiche d'arrivée de la dernière personne arrivée. S'il n'y en a pas, rédigez-la maintenant, avec elle. Dix minutes aujourd'hui vous éviteront de tout reconstituer de mémoire le jour de son départ.